Människorna ... det är ju den allra viktigaste beståndsdelen i mötet. Utan dem blir det inget möte och är de inte med (dvs närvarande, involverade, aktiva, engagerade ...) blir det sällan ett givande möte. Så, utifrån det syfte du tydligt definierat i första steget, behöver du nu fundera på vem som behöver vara med. Ibland är det självklart och ibland får man fundera ett tag; vem sittter inne med information, vem behöver information, vem krävs för att ett beslut ska bli giltig? I det här stadiet är det återigen dags att använda fantasin; slut ögonen och frammana bilden av den tilltänkta gruppen - hur är stämningen? finns dynamiken, fantasin, samarbetet, ifrågasättandet som behövs? Behöver deltagarlistan kompletteras för att rätt balans ska uppnås? Till sist läser du igenom delatagarlistan igen och funderar över om samtliga dessa människor är nödvändiga eller om någon kan strykas.
När deltagarlistan är klar, är det även dags att fundera över hur du bäst når dessa personer och fångar deras intresse så att de dyker upp på mötet,och dyker upp förberedda och intresserade. De flesta räcker antagligen en vanlig inbjudan till, men det kan vara någon som behöver kontaktas separat för att gott resultat ska uppnås. Gör då det och gärna i samband med att den skriftliga inbjudan skickas ut.
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar