Välkommen tillbaka....

... önskar jag mig själv och alla läsare. Jag har haft en lång och skön paus, med ny inspiration och påfyllda energiförråd som resultat. Jag blir glad av att tänka på alla roliga utmaningar som ligger framför mig i höst, både hemma och på jobbet. För att även mina medarbetare ska se fram emot sin första dag på jobbet efter semestern, passar jag i år på att hälsa var och en välkommen tillbaka med ett SMS dagen innan de börjar.

En paus - åter i slutet av juli

Så här års är det fullt upp, det vet vi alla; klassaktiviteter, skolavslutningar, cykellopp nära Vättern, fotbollsmatcher och iår tom fotbolls-VM, grillkvällar, trädgårdsarbete, alla barn som vill sova över hos varandra, sommarlovsaktiviteter och ovanpå det så börjar vi på mitt jobb ett nytt verksamhetsår i maj och ska hinna med utvärdering av åretsprestation, bryta ner mål och formulera nya på alla nivåer, sätta löner, avsluat det som skulle varit klart innan sommaren .... Nej nu tar jag en paus, gräver i trädgården och umgås med alla trevliga människor :) Återkommer någon gång i juli när jag har ordnat tankarna och skaffat ny inspiration!

Trevlig sommar!

Idéer

Döda aldrig en idé,den dör på sin egen orimlighet.

Däremot kan den generera massor av bra idéer.

'Unknown'

Nya vägar ger ny energi

Jag har redan tidigare skrivit om detta (Gör något på ett annat sätt) men kan inte låta bli att komma tillbaka till det. Tanken blev tydlig när jag igår bytte träningsrunda. Jag har nu i flera veckor trälat runt på någon av mina välkända rundor; en kort, en lång och en backig har jag haft att välja på. Igår insåg jag att jag redan i förväg visste vid vilken krök jag borde bli trött ... Dags att prova något nytt, vilket jag borde ha gjort långt tidigare. Energinivån höjdes automatiskt ett par steg bara av omväxlingen. Ovissheten av vad som låg bakom nästa krök tvingade mig till mental närvaro.

Mycket i vår vardag ser likadant ut från dag till dag; samma familj, samma hus, samma jobb ... men det finns mycket som går att göra annorlunda för att skapa energi. Här kommer några exempel:

• barnen bytte rum med varandra och lekarna fick blev både annorlunda och fick ny fart
• frukost i det gröna en vardag ger en annorlunda start på dagen
• måndag=veckomöten på många arbetsplatser, prova att stå upp istf sitta, kör agendan bakifrån eller om ni vågar prova ett Gåmöte (kräver dock lite förberedelser)
• ring någon du inte träffat på länge och boka in en lunch
• ...

 

Fyll gärna på med egna exempel!

Utvärdera

"Tejpmetoden" som jag beskrev i mitt förra inlägg, har många användningsområden. Hittills har jag mest använt den till att visualisera ställningstagande i en viss fråga för att skapa dynamik i diskussionen. Men jag ser också framför mig hur jag kommer använda den till snabbutvärderingar i grupp (vilket jag har provat en gång med gott resultat). Här kommer några exempel:

1. Hur bra har du fångat intresset inför ett visst evenemang med din inbjudan? ""Jag vet varför jag är här och kommer engagera mig till 100%" vs "Vad gör jag här egentligen?"

2. Mitt i ett möte för att kolla att alla hänger med: "Det här känns viktigt och jag fokuserar på ämnet" vs. " Har vi inte slösat bort tillräckligt med tid nu?"

3. För att avrunda en sammankomst: "Syftet uppnått" vs "vi får nog försöka en gång till ..."

För att detta ska fungera måste klimatet vara öppet så att alla känner sig trygga i att visa sin åsikt och ingen ska behöva känna sig ifrågasatt. Tänk noga igenom innan hur du kommer att reagera om resultatet blir negativt ...

Att ta ställning

Har diskussionen i grupp fastnat? Återkommer ni ideligen till en och samma fråga utan att kunna sätta ner foten och gå vidare? Vill du bara skaka om lite under en segdragen diskussion? I ett sådant läge kan det skapa dynamik att visualisera var och ens ställningstagande genom nedanstående metod.

1. Du behöver:

Maskeringstejp

Tomma pappersark

Tuschpenna

Fri golvyta

2. Gör så här:

Dra upp en linje tvärs över rummet med hjälp av tejpen.

Skriv två motsatta påståenden på varsitt pappersark och lägg ett påstående i varje ändläge.

Låt deltagarna läsa påståendena och fundera ett tag i tystnad.

Be var och en att ställa sig på det ställe utmed linjen (som nu är en skala) där de känner sig bekväma.

När alla ställt upp sig på linjen får man en bra överblick; är gruppen enig/oenig, sticker någons åsikt ut? Dags att börja diskutera varför man har ställt sig som man har gjort. Någon kanske hör en tolkning som gör att man vill flytta. Kan man modifiera påståendena något och därmed få flera att flytta? Ibland finns det flera påståenden som man behöver ställa mot varandra för att få en bra överblick och ibland räcker det med ett par för att diskussionen ska komma igång.

Prova gärna och berätta hur det gick!

Du kan om du vill ...

... sa min pappa alltid till mig, det handlar bara om att vilja så mycket att man även är beredd att göra de uppoffringar som kan vara nödvändiga!

Inspirationsverktyg

Ibland kommer nya idéer som på beställning just när de behövs... men allra oftast är det inte så. Jag läste någonstans att uppfinnaren Thomas Edison, dvs en man med många idéer, insåg tidigt att för att få en bra idé behövs många idéer och införde därför en idékvot för sig själv och sina anställda:

"A minor invention every ten days, and a major invention every six months".

I mitt sökande efter ett kreativt angreppssätt har jag kommit fram till att dels lönar det sig att spara på sina idéer för att kunna ta fram dem när de behövs, dels använda struktur i form av verktyg och metoder för att kunna vara kreativ på beställning. Utöver detta är det också bra att identifiera när och var idéerna oftast dyker upp. Själv har jag identifierat följande tre verktyg som hjälper mig i jakten på nya idéer och nya lösningar.

1. Min inspirationsbok

Den här boken har jag alltid med mig och noterar där allt mellan himmel och jord som jag kommer på. När jag sen behöver lite hjälp på traven bläddrar jag igenom den här boken och hittar nästan jämt något användbart. Och skulle det inte finnas några bra idéer i boken så är varje sida illustrerad (av min dotter) vilket är inspirerande tillräckligt :). Jag har också god hjälp av en bok till som där jag sparar sammansfattningar av bra böcker jag har läst och inspirerande citat.

Ett tips för dig som inte vill göra en egen idébok: investera i Fredrik Härens "Idébok" (http://www.interesting.org/) som innehåller inspirerande läsning och många blanka sidor för egna noteringar.

2. Mina träningsskor
Så fort jag kommer ut och rör på mig så börjar tankarna ta form och många oväntade upplägg och lösningar har kommit fram den vägen.

3. Min diktafon

Mitt senaste förvärv är en diktafon, alltför många gånger har jag kämpat med att komma ihåg en mängd nya idéer under ett träningspass, som sen har gått upp i rök så fort jag kliver över tröskeln hemma. Slut med det!

4. Deadlines

Jag är en riktig deadliner, jag bara måste ha ett tvång över mig för att komma med ett riktigt bra upplägg och inte sällan faller bitarna på plats bara någon timme innan det är dags! Nervkittlande ...

Hur får du dina idéer?

Så lätt ..

En dag för inte så länge sen vaknade jag på fel sida; ute var det kallt och blött, kvällen innan hade jag varit trött och snäst åt barnen, hela kroppen värkte av att jag legat fel och jag hade ett jobbigt möte framför mig på förmiddagen ... ja en sån dag man helst vill ligga kvar i sängen ... Men en tanke om att vända detta dåliga startläge till något alldeles extra fladdrade förbi. Ja det borde gå! Började dagen med att erbjuda barnen "söndagsfrukost" och massor av leenden och kramar. Skolväskor packade sig av sig själva och snart var vi på väg - glada! Vidare till jobbet; alla trötta och lite sura av det gråa vädret; försiktigt, försiktigt gjorde jag mitt bästa för att bjuda på ett leende och uppmärksamma mina arbetskamraters insatser. Tidigt på eftermiddagen kom beviset; med mycket små insatser kan man enkelt vända en grå och trött dag till en dag med flyt, för det var så jag kände mig när jag hittade lappen på bilden   på mitt skrivbord. Försök själva får ni se!

Bra gjort!

Nu ikväll fick jag "en läxa" att utföra av min 7-åring. Hon överlämnade ett block som hon hade gjort av olika vackra papper, ett par ark klistermärken och instruktioner. I det här blocket ska jag varje dag skriva ner allt bra jag har gjort och sen illustrera med klistermärken efter egen smak.

I mötet med andra människor smittar din egen sinnesstämning lätt av sig på omgivningen. Genom att göra dig själv uppmärksam på de bra saker du har gjort under dagen, blir det lättare att börja nästa dag med ett leende samt full av energi. Så sätt igång; pyssla ihop din egen anteckningsbok och börja notera allt bra du har åstadkommit!

Ett lyckat möte hos oss ...

... uppnås genom att vi använder oss av följande framgångsfaktorer:

• tidsdisciplin
• tala för att förstås
• skippa problemlösning
• lyssna för att förstå
• ämnesdisciplin
• avbryt inte

Det tog oss ca 10 min att tillsammans definiera våra viktigaste framgångsfaktorer gruppens möten. De sitter alltid uppe (se bild) och vi är, beroende på tillfället, mer eller mindra aktiva i användandet av dem. Jag har i allafall tyckt mig upptäcka ett linjärt samband mellan ett givande möte och aktivt användade av våra framgångsfaktorer.

Vilka är dina viktiga framgångsfaktorer för ett lyckat möte?

Mera om snackisar

Snackisar (se också mitt tidigare inlägg) vill flera av er veta mer om; hur går dem till, vem tar initiativet, vad kan man prata om etc etc? Jag har jobbat med snackisar i ungefär ett år nu, vi trevar oss fortfarande fram men blir hela tiden lite skarpare :). Med tiden har nedanstående riktlinjer för en snackis vuxit fram:
Snackisen ska vara just en snackis. Vi samtalar och det finns inga krav på varken dokumentation eller omedelbara och synliga resultat. Samtalet i sig och de idéer samtalet eventuellt ger upphov till är vårt fokus.
Snackisen berör hur-frågor och inte vad-frågor. Vad-frågorna diskuteras i de flesta verksamheter så gott som dagligen medans hur-frågorna ofta får mindre utrymme.
Snackisen ska ha ett tema. Samtalet behöver begränsas och fokuseras till ett utvalt tema för att inte sväva iväg. Temat kan vara ett begrepp som vi stöter på dagligen och behöver ha en gemensam tolkning av, t ex effektivitet, eller hur vi utför ett visst arbetsmoment på bästa sätt. Det kan också formuleras som ett provokativt påstående inom ett område som påverkar oss och berör, där "Processer, roten till allt ont" är ett exempel. Vi kan även närma oss områden som vi vill lära oss mer om, t ex feedback eller medarbetaransvar ... ja bara fantasin sätter gränsen ...
Snackisen ska vara en öppen diskussion. Alla ska vara med i diskussionen och ibland krävs det en startrunda där var och en får uttrycka sina tankar inför ämnet för att komma igång. Ett tips är att skjuta undan borden och bilda en ring så alla kan se varandra i ansiktet.
Initiativet till en snackis skulle kunna komma från vem som helst. Hittills är det jag som har kallat till dessa möten hos oss, men jag ser framför mig att i framtiden kommer jag att bli inbjuden till snackisar om viktiga ämnen av mina medarbetare :)

Alla vill ...

Jag har fått många kommentarer, de flesta muntliga, på mitt inlägg om timeboxade möten. Sammanfattade lyder de så här: Självklart ska alla möten starta i tid! Förvånad? Nej inte jag heller, vi vill alla att det där mötet man är på väg till ska starta just när jag själv dyker upp. Ingen tycker det är kul att sitta och småprata lite i väntan på övriga mötesdeltagare (om man nu har sällskap) och se hur tiden bara går utan att något vettigt blir gjort. Samtidigt är väldigt få beredda att komma någon minut tidigt för att kunna starta i tid, då riskerar man ju att bli först och få vänta ...
Så hur löser vi det här? Piska eller morot? Här kommer några tips:
1. Sätt skräck i mötesdeltagarna! Det här tipset fick jag från en tjej på Ericsson för många år sen. Speciellt lämpat för återkommande möten, typ projektmöten. Regeln är att den som kommer sist in genom dörren skriver protokollet om man kommer efter utsatt tid. Visst, det funkar alltid när inget annat återstår ...

2. Markera! Följande har jag klippt från kommentaren till ett tidigare inlägg:

• Pausa diskussionen, anförandet och bli bara helt tyst och vänta tills vedebörande har kommit på plats. Börja då där pausen slutade.
• När du börjar igen, summera absolut INTE vad som tidigare har sagts, då missgynnas alla som varit i tid, samtidigt som den som var sen aldrig kommer bättra sig eftersom det alltid löser sig så smidigt ändå.

3. Belöning/Mutor! Upplys alla om att du tycker det är viktigt att starta i tid och därför kommer du efter det femte mötet på raken som startar i tid, bjuda alla på fika. Detta passar också bäst för återkommande möten. Om det funkar? Tveksamt.

4. Uppmärksamma ett önskat beteende! Det här borde ju vara den metod som fungerar i längden men som också kräver mest tålamod. Om jag kan uppmärksamma ett beteende som positivt, så borde detta beteende förstärkas och sprida sig. Hur? Hjälp mig med era tips!

Stå, sitta, gå ...

Stå, sitta, gå ... mötesformerna är oändliga. Ståmöten passar bra för korta, snabba statusmöten. Lite längre diskussionsmöten kräver nästan att det finns möjlighet att sitta ner (vem vill ha en mötesdeltagare som svimmar?) och gå-möten passar bra för de djupare samtalen.

Men ett möte kan ju innehålla flera delar, tex inledande information följt av statusrapportering och därefter djupare diskussioner som förhoppningsvis leder till efterfrågade beslut. För att fånga och behålla intresset samt skapa dynamik vid ett sådant möte, så har jag börjat blanda stå och sitta. För att lyckas med detta krävs lite förberedelser; det är lätt att, av gammal vana, sjunka ner på sin vanliga plats så fort man kommer in mötesrummet. Ett knep för att på ett naturligt sätt variera mellan sitta och stå under ett möte, är att i mötesrummet sätta upp sammanställd information runt ämnet som ska diskuteras, det kan vara bilder, ritningar, en plan .... Vid mötets start samlas deltagarna runt informationen på väggen och går igenom status. Därefter blir det ganska naturligt att söka sig till en stol eller ett bord att sitta på för påföljande diskussioner. När det är dags för summering kan man ganska lätt återigen samla deltagarna stående runt planen, bara genom att börja peka på någon detalj som inte syns på avstånd.

Fler knep för att skapa dynamik? Dela med er här!

Timeboxade möten 2

Att börja ett möte i tid är något som ofta diskuteras, men mer sällan handlar diskussionen om hur bra vi är på att avsluta våra möten i tid. Är inte det minst lika viktigt? Dock är det sällan någon lätt uppgift, iallafall inte om man försöker hålla sina möten korta. Så vad gör man som ordförande när man ser att sluttiden börjar närma sig? Beroende på hur "färdiga" det känns som vi är brukar jag antingen summera och avsluta eller summera, dela ut actionpunkter och bestämma tid för uppföljning. Hur gör du?

Timeboxade möten 1

Är det viktigt att starta möten på utsatt tid och ska de avslutas när man sagt eller är det ok att fortsätta om det behövs? Alla är olika och många av oss lider när folk fortsätter att droppa in både fem och tio minuter efter utsatt startid. Anledningarna till sen ankomst kan vara många; ibland är det så enkelt som att två möten ligger direkt efter varandra och det finns inte tid till den fysiska förflyttning som krävs (där underlättar 45 min-möten som alla startar hel timme, se föregående inlägg). I andra fall är det helt enkelt så att för personen ifråga är tid något ungefärligt som man håller så gott man kan. Så hur gör man? Alltid kräva punktlighet? Straff för den som kommer försent? Mjukstarter på möten där man kan droppa in allteftersom? Vad är rätt och vad är fel, kommentera gärna!

Tid för möte

Det finns många faktorer att tänka på inför ett möte och en av dessa är mötets längd. För långa möten leder lätt till utdragna diskussioner och uttråkade mötesdeltagare som sysslar med annat som att SMS:a och läsa e-mail. För korta möten däremot kan leda till att man inte hinner klart och får fortsätta en annan gång.

Efter ca 30 min sjunker koncentrationsförmågan hos de flesta människor och ändå så kallar vi ofta till entimmes-möten. Detta sker mycket av slentrian; jämna klockslag, defaultinställningar i elektroniska kalendrar osv. Bara för att testa så ändrade jag min kalender från 60 min till 45 min som default-tid för alla möten. Jag har nu använt mig av 45 min-möten i ca fyra månader och kan konstatera att:

• ingen har klagat på för korta möten
• behovet av ytterligare ett möte för att bli klar har inte ökat
• jag får en massa extra kvartar fram till påföljande möten som börja hel timme
• jag har blivit bättre på att behålla fokus

Men nu är jag nyfiken på hur du tänker runt längden på möten; korta, långa med pauser, långa utan pauser, etc etc. Dela gärna med dig!

The Italian way

Under sportlovsveckan "hemma" i Italien blir jag påmind om hur intressant tillvaron blir när man runtomkring mig är engagerat närvarande. Vare sig det rör sig om att hälsa på varandra, tränga sig i liftkön, bestämma lunchställe, uttrycka sin uppskattning av personen man just mött, skälla ut någon eller kommentera senaste fotbollsmatchen, så sker det alltid med glödande närvaro. Borde väl inte vara så svårt? Dessutom bekräftar man de personer man möter genom att alltid hälsa när man kliver in i en lokal, ett rum, en folksamling, etc med kända eller okända människor (=avatarernas hälsningsfras "Jag ser dig"?).
Så, ett första, och ganska enkelt steg, måste vara att hälsa på de personer vi möter, på ett personligt och närvarande sätt.

Veckans mål

Veckans mål kom till i december, trigger var ett akut anfall av avund inför ett par grafer, som en av mina kollegor visade, på hur hans grupp hade förbättrat sin precision den senaste tiden. Precis det ville jag ha, möjlighet att se och visa att vi levererar och att vi blir bättre på att leverera i enlighet med våra mål, samt inom utsatt tid. Grubbla, grubbla, gubbla ... och så kom jag på det; VECKANS MÅL var fött!
Syfte med veckans mål är att på ett enkelt sätt mäta individerna i gruppen i förmågan att planera samt i måluppfyllnad. Detta går till på följande sätt:
1)Varje måndag skriver var och en ner sitt personliga mål på en post-it-lapp och sätter upp på "Veckans mål-tavlan" (för den som befinner sig utanför kontoret under måndagen går även mail och SMS bra).
2)Man arbetar mot sitt mål under veckan
3)På fredagen rapporterar man om målet är uppfyllt eller ej genom att sätta en grön (uppfyllt) eller röd (bommat) klisterlapp bredvid sitt mål.

Därefter för jag för varje individ veckostatistik över följande:
1) Mål satt och rapporterat på måndagen
2) Mål uppfyllt eller ej
Dessutom sparar jag alla post-it-lappar med målen för att ha som diskussionsunderlag vid våra avstämningssamtal.

Reaktionen på Veckans mål varierade i startskedet från ren avsky inför detta påhitt, till frågor om det skulle bli priser för flest uppnådda mål. Idag när vi har hållt på i två månader kan jag konstatera att Veckans mål fyller ett behov, jag har aldrig tidigare sett en uppgift bli utförd med sådan precision av sågott som samtliga i gruppen utan några som helst påminnelser; allt jag behöver göra är att varje måndag plocka ner föregående veckas mål och notera resultatet. Dessutom dyker referenser till Veckans mål upp i de mest oväntade sammanhang vilket glädjer mig mycket!

Hjälpmedel:
Veckans mål-tavla uppsatt på väggen på lämplig plats (se foto ovan)
Lappar att skriva ner målen på
Gröna etiketter för uppsatt mål och röda etiketter för bommat mål
Tabell för uppföljning per individ (se foto ovan)

Städtävling utlyses

Att städa är aldrig kul och blir ofta bortprioriterat för andra, viktigare arbetsuppgifter. God ordning är däremot trevligt både för omgivningen och en själv. Sitter man, som vi, i kontorslandskap är det ju även ett sätt att visa respekt mot sina kollegor som får en trevligare utsikt. Har jag dessutom papper eller andra viktiga prylar som behöver kunna hittas även i min frånvaro så är det ännu viktigare. Själv tror jag också att god ordning leder till ökat fokus på det jag håller på med just nu.

På vår avdelning dräller det av såväl papper (mer eller mindre viktiga) som provbitar, prototyper, defekta produkter under utredning etc etc. För ungefär ett år sedan ägnade vi en eftermiddag åt gemensam städning av våra arbetsplatser. Vi fick ihop någon säck med papper som skulle brännas, men framförallt blev det 3 stora lådor produkter av varierat allmänintresse. Efter mycket sorterande hade vi 10 välordnade arbetsplatser samt ett glasskåp med våra viktigaste produktdelar nära till hands.

Men som sagt, detta var nästan ett år sedan; nya papper skrivs ut och glöms bort, nya prototyper provas och läggs åt sidan, leveranser packas upp och kartonger ställs på golvet ... Efter jul hör jag allt oftare kommentarer som "oj, nu är det snart dags att städa igen", "värst vad mycket prylar jag har samlat på mig", "hittar inte under alla papper" osv.

Gemensam städning? Nej, den här gången tänkte jag utlysa en städtävling med fina priser i följande klasser:

• Mest frigjord golvyta
• Bäst bevarad ordning från städdagen förra våren och fram till nu
• Snyggaste skärmväggen
• Bästa systemet för att hitta viktiga dokument
• Största skillnaden i skrivbordsordning
• Flest produktdelar förflyttade från den egna arbetsplatsen till de gemensamma ytorna

Prisutdelning kommer att ske vid vår gemensamma fikastund den 2:a mars då vi också ska bedömma&berömma varandras städinsatser.

Namnbyte

Idag bestämde jag mig för att det var dags att berätta för min arbetsgrupp att de kan återfinna referat av vissa arbetsaktiviteter på den här bloggen (försöksråttor utan att veta om det?). Nyheten verkade tas emot positivt och jag fick genast ett utmärkt namnförslag som jag måste prova ett tag. Ursprunget till namnet finns i ett internt skämt, där medlemmarna i min grupp själva kallar sig för råttor och vi t o m har en mjukisråtta som maskot. Vad detta namn kommer ifrån är jag inte helt säker på, men jag tror att en förklaring inom kort kommer att dyka upp i kommentarerna till detta inlägg :-)

Gåmöten eller walkie-talkies

Vid ett gåmöte ersätts konferensrummet med utomhusmiljö. Vi träffas utrustade med lämplig klädsel och skor för 30-45 min promenad, och ger oss sedan iväg på en tur runt ån eller i stadsmiljö, beroende på sinnesstämningen. På två år har vi bara fått vända en enda gång på grund av hällande regn.

Våra gåmöten uppkom ur ett behov att få prata ostört och koncentrerat. När vi avlägsnar oss från kontoret samt sätter mobilen på tyst läge kan vi fördjupa oss i samtalet och ta oss tid att lyssna på varandra utan att bli distraherade av någon som "bara ..." . Den fysiska aktiviteten får fart på trötta tankar och leder ofta in samtalet i nya banor. Vissa ämnen är dessutom lättare att närma sig när vi lämnar den välkända kontorsmiljön bakom oss och omger oss med nya miljöer.
Avstämningsmöten mellan två personer är det tillfälle som faller sig mest naturligt att lägga som gåmöte, men vi provade även att använda oss av gåmöten under en workshop i höstas med MYCKET bra resultat. Planen var att tillföra fysisk och mental energi vid den tidpunkt under eftermiddagen då alla börjar bli trötta, och dessutom utnyttja tillfället till att få deltagarna att dela med sig av sina personliga tankar i ämnet. Gruppen på ca 20 personer fick under en timme arbeta fram ett antal viktiga frågeställningar, sen delades de upp i par och fick med sig varsin frågeställning som skulle benas ut, och helst illustreras med en bild skapad utmed vägen. Resultat blev många uppfriskande och kreativa infallsvinklar på ett ämne som har tragglats många gånger förr.

Make my day!

Bara genom ett par väl valda ord kan du påverka de människor du möter, eller vad sägs om följande historia?

En dag i höstas träffade jag en kille jag känner på morgontåget till Stockholm. Det var i november och ingen hade sett solen på flera veckor. När vi närmar oss Stockholms Central och alla börjar resa sig, vänder sig J, som står en bit bort, mot mig och säger såpass högt att alla kan höra:

-"Idag kommer solen fram"

Blickarna vänds mot fönstrena och folk ser genast gladare ut. Därefter utbrister J. med eftertryck:

-"Idag kommer det bli en riktigt bra dag! Ulrika, vi kör på det; en RIKTIGT bra dag".

Inte bara jag utan också alla runt oss sträckte på sig och började le samt utbyta små nickar. Själv satte jag av mot kontoret med kraft i stegen och fast besluten att uträtta stordåd.

Fira framgångar

Idag kom vi ner på en rekordlåg backlog inom ett område vi har kämpat med länge. Vi har nu den lägsta backloggen sedan vi började mäta 2007! När jag såg resultatet blev jag så glad att jag tog på mig jackan och sprang - trots snöyra - och köpte chokladaskar för att fira. I askarna fäste jag en lapp som visade vad vi firade, både i ord och med en graf.

Framgångar ska uppmärksammas och belönas, det leder till nya framgångar. Jag har redan flera idéer runt hur vi ska jobba mot att ytterligare reducera backlogen. Nästa gång får jag väl baka tårta ...

Frukostmöten

07.15 finns det kaffe och macka till alla deltagare i vårt fikarum, på borden står det levande ljus och övrig belysning är dämpad, alla förväntas slå sig ner runt samma bord, samtalen som uppstår är lite trevande och ibland en aning ... sömniga.

När en kollega i höstas nämnde att hon hade startat frukostmöten så fastnade jag genast för upplägget, ett komplement till teambuildande eftermiddagsmöten som kan avslutas med en gemensam kvällsaktivitet, såväl som ett alternativ till snackisar (se förra inlägget) på för- eller eftermiddagen som ofta lyckas avbryta någons koncentrerade arbete. Frukostmöten har dessutom den fördelen att det naturligt skapas en förtrolig stämning bland oss som är tidigt på plats för att starta dagen tillsammans. Och även de mest morgontrötta har lyckats infinna sig i tid och på bra diskussionshumör...

Målet är att anordna en serie frukostmöten (ca en gg/mån) där jag tillsammans med en kollega vill erbjuda samtal om viktiga ämnen av gemensamt intresse. Dessa samtal ska stärka samarbetet mellan våra två grupper och öka förståelsen för de skillnader som finns vad gäller dagligt fokus och planeringshorisont. I sammanhanget är det viktigt att komma ihåg "att det är gästerna som gör festen", dvs diskussionen blir bra när alla engagerar sig och bjuder till!

Beroende på temat så ser upplägget lite olika ut men i grunden är det en timmes snackis vi siktar på. Senast fick alla i uppdrag att skriva ner varsitt förslag på diskussionsämne och lapparna lades i en burk. Vi drog en lapp och diskuterade detta ämne ett litet tag varefter vi gick vidare till nästa lapp, och nästa, och nästa ... snart hade timmen gått, alla hade fått komma till tals och alla hade fått nya insikter.

Snackisar

"Snackisar" eller "Samtalet som kompetensutveckling"

Snackisen uppstod ur ett behov av ett forum där vi kunde ägna tid åt samtal om saker som påverkar hur arbetet utförs, där vi gavs möjlighet att öppna upp för dialog, tillit och samhörighet, där vi kunde finslipa vårt sätt att utföra olika arbetsuppgifter och lära oss av varandra, där det skulle finnas möjlighet att lyssna, släppa kontrollen och se andra sätt att göra samma sak.

Den allra första snackisen hette inte snackis utan gruppen var kallad till ett möte där vi skulle diskutera roller och vilka roller vi förväntas ha i olika sammanhang, vilket alltid har varit ett svårt ämne för oss. Det hela fungerade bra, men jag upplevde tveksamhet inför ett samtal i grupp utan krav på actionlistor och uppföljning och insåg att mötesformen behövde en etikett. Begreppet dialogmöte som jag stötte på i en artikel lät alltför formellt för att det skulle “slå” i den här omgivningen. Då 2009 var "-isarnas" tid så dök termen snackis upp och mottogs genast positivt.

Vi har inga uttalade regler för en snackis, förutom att det ska just snackas och inga protokoll skrivs. För bästa resultat brukar vi skjuta undan borden och sätta oss i en ring så alla kan se varandra i ansiktet. Alla ska vara med i diskussionen och ibland krävs det en startrunda där var och en får uttrycka sina tankar inför ämnet för att komma igång.

Vi har haft snackisar om många viktiga teman under året som gått; våra roller i företaget, vad vi förväntas bidra med i våra utvecklingsprojekt, hur vi ska kunna göra lite snabbare och lite mer utan att fuska, effektivitet, kommunikation mot våra underleverantörer, olika kompetenser som behövs i vår grupp. Ibland träffas vi hela gruppen, någon gång har vi delat upp oss två och två, jag kan leda samtalet lika väl som jag kan be någon ur gruppen att göra det.

Snackis har med tiden blivit ett begrepp i gruppen och är numera en mötesform vi ofta använder oss av, både inom gruppen och i samverkan med andra grupper.

Avsluta och gå vidare

När ett "företags-år" avslutas så sammanställs årets resultat, mål och budgetar följs upp, etc etc. Däremellan skriver man månadsrapporter och kvartalsrapporter för att redovisa nyckeltal och viktiga avklarade delmål.

Även om nyår i mitt fall inte sammanfaller med varken kvartalsslut eller årsslut, så tycker jag att övergången till ett nytt kalenderår är ett lämpligt tillfälle att ge min grupp möjlighet att glädjas åt uppnådda framgångar, reflektera över svårigheterna vi stött på och glädjas åt det roliga vi haft.

Detta kan göras på många sätt och det behöver inte ens vara skriftligt. Just i år blev jag inspirerad av ett julkort som damp ner i min brevlåda. När jag väl hade fått tag på mallen så ägnade jag någon timme åt att bläddra i kalender och anteckningsböcker samt ögna igenom foton och månadsrapporter innan jag sammanställde de viktigaste händelserna. Resultatet (dock något modifierat för anonymitetens skull) kan ni se här bredvid. Kortet skrev jag sedan ut och delade ut under lunchen med förhoppning om att det skulle leda till gemensamma hågkomster och spridda kommentarer.

Gör något på ett annat sätt

Inspiration kan komma från många håll, ett sätt att få ny inspiration är att göra en välkänd aktivitet på ett annat sätt.

Själv bestämde jag mig för att se hur länge jag skulle kunna variera vägen till jobbet utan att det skulle ta mer än fem-tio minuter extra. Efter sex veckor insåg jag att jag skulle kunna hålla på hur länge som helst, och att den väg jag hade cyklat varenda dag i fyra år varken var snabbast, kortast, enklast, vackrast, ... Dessutom var jag piggare, gladare och full av idéer när jag kom till jobbet efter att jag hade varit tvungen att göra ett aktivt val i varje korsning utifrån vad jag ville uppnå just den dagen.

Idag alternerar jag, ibland behöver jag det trygga, välkända och ibland tar jag mig an att hitta en ny väg. Samma angreppsätt använder jag i de olika aktiviteter som dyker upp under dagen. Känner jag att det går trögt och jag/vi behöver inspireras så försöker jag genomföra en välkänd aktivitet på ett nytt sätt.

Prova själv! Läs en bok någon annan har valt, köp en tidning du aldrig läst, skriv med vänster hand en hel dag, byt ut den fasta agendan på veckomötet, var snäll mot någon du brukar undvika, ta trappen istället för hissen, var först på jobbet om du brukar komma sent, var tyst där du brukar höras mest, sök nytt lunchsällskap, ... Ja listan kan göras hur lång som helst, och ju mer du provar att variera dig desto mer kommer du på.

Inspired by

Sedan barnsben har jag fått lära mig vikten av ett enkelt TACK! Detta är också en av grunderna i mitt arbete med ökad kreativitet i mötet mellan människor. Glöm aldrig bort att tacka för en bra insats; det kan vara enskilt eller inför hela gruppen, en post-it lapp på skrivbordet, en liten chokladbit med texten "Hurra vad du är bra" (finns på Lagerhouse), ett smiley-märke i någons bordskalender, en sammanfattning av vad arbetsgruppen har åstadkommit under året levererad med en silverrosett på skrivbordet, ...

Även här är då ett stort tack på plats ... Så ett stort tack för inspirationen till:

• Min kollega L-J som ville att jag skulle dela med mig av mina Tips&Trix och därmed blev katalysatorn till hela projektet.
• Bloggaren Anna Drott som har lärt mig hur man går tillväga för att starta en blogg och som säkert kommer få ställa upp med teknisk support framöver.
• Mona, vän i kvarteret, som med sina frågor hjälpte mig att hitta ett bra namn på bloggen.
• Min man och mina barn som kontinuerligt ifrågasätter allt jag säger och tvingar mig att vända och vrida på mina åsikter och idéer tills jag hittar rätt.
• Elisabeth som är en av mina förebilder med sin hemsida DoBeGreen.com
• Min pappa som har lånat ut sin mini-PC till mig under julledigheten så jag slapp att slåss med barnen om speldatorn.
• Helena F-H och Lena-Marie, vännerna som har uppmuntrat, stöttat och kritiskt granskat mina idéer både innan och efter de har tagits i bruk.

75 inlägg

75 inlägg, sen är kvoten jag tilldelats (av mig själv) slut!

Vad kommer dessa 75 inlägg att handla om? Med kreativitet i mötet mellan människor som röd tråd har jag tänkt bjuda på tankar om att lyssna på & att bli lyssnad på, att utgå från individen, snackisar, gå-möten eller walkie-talkies, att använda oväntade former för att illustrera och presentera, frukostmöten, fika & beröm, hålla möten & delta i möten, reflektion i grupp, medarbetaransvar, att våga låta sig inspireras av vardagssituationer, läs allt du kommer över, agendor, veckomöten & vad kan man ha dem till, veckans mål, att ha kul & våga, sammanställningar, tidsbegränsningar, barnuppfostran & management, timglas/taltid, drömväggen, ice-breakers som svetsar samman t ex kompisboken, det visste du inte om mig, mina drömmar etc, bekräftelse genom feedback, idéböcker, belöningar, att vända ett misslyckande till en framgång, rensa bort gammalt för att ge plats för nya tankar ...